Remont czy ulepszenie w wynajmowanym lokalu?

W wynajmowanym przez naszą spółkę lokalu przeprowadziliśmy remont. Prace, które wykonała firma budowlana, polegały między innymi na malowaniu ścian i wymianie wykładziny. Jak należy ująć poniesione wydatki w księgach rachunkowych? Czy można zaksięgować je bezpośrednio w koszty, czy jest to ulepszenie w obcym środku trwałym?

W świetle art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, wśród środków trwałych wymienia się ulepszenia w obcych środkach trwałych. Wydatki mające charakter ulepszeń w obcych obiektach w księgach rachunkowych stanowią odrębne obiekty inwentarzowe (odrębne środki trwałe). Kwalifikuje się je do odpowiedniej grupy Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), która uzależniona jest od rodzaju środka trwałego, na który poniesiono nakłady.

Generalnie na wartość początkową ulepszenia w obcym środku trwałym składają się wszystkie nakłady poniesione przez jednostkę w obcym obiekcie do dnia przyjęcia tego obiektu do używania na potrzeby jednostki (por. art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości). W tym przypadku nie ma znaczenia czy przeprowadzone prace miały charakter remontu, czy ulepszenia.

Natomiast nakłady na obcy środek trwały ponoszone w trakcie wykorzystywania go w prowadzonej działalności gospodarczej w zależności od ich charakteru mogą być odnoszone bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej – jako koszty remontu lub stanowić odrębny środek trwały – jako ulepszenie w obcym środku trwałym. Odpowiednie ujęcie poniesionych wydatków na wynajmowany lokal w księgach rachunkowych zależy od prawidłowej oceny, czy są to rzeczywiście wydatki remontowe, czy też powinny być potraktowane jak ulepszenie obcego środka trwałego.

Definicję ulepszenia zawiera art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości, według którego ulepszenie polega na przebudowie, rozbudowie, modernizacji, rekonstrukcji danego obiektu i powoduje, że wartość użytkowa tego obiektu po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową. Zatem, gdy środek trwały zostaje ulepszony, powoduje to konieczność powiększenia jego wartości początkowej o sumę wydatków poniesionych w związku z tym ulepszeniem.

Remont natomiast, ma na celu przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego poprzez wymianę zużytych składników technicznych, nie powodując jednak zmian w użytkowaniu, przeznaczeniu, czy konstrukcji tego obiektu. Nakłady o charakterze remontu poniesione w trakcie użytkowania wynajmowanego lokalu zalicza się bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki.

Z treści pytania można wywnioskować, iż wykonane prace miały raczej cechy remontu obcego środka trwałego. Zakładamy, że wydatki na remont zostały poniesione już w trakcie wykorzystywania wynajmowanego lokalu w prowadzonej działalności. W związku z tym fakturę dokumentującą koszty remontu jednostka może ująć w księgach rachunkowych, zapisem:

a) kwota zobowiązania wobec dostawcy:

– Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
– Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:

– Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
– Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

c) zarachowanie w ciężar kosztów wydatków poniesionych na remont wynajmowanego lokalu w cenie zakupu
(nabycia):

– Wn konto 40-2 "Usługi obce" lub odpowiednie konto zespołu 5,
– Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Trzeba również podkreślić, że gdyby suma wydatków poniesionych na remont wynajmowanego lokalu była kwotą w ocenie jednostki znaczącą, to znaczy mającą istotny wpływ na jej wynik finansowy, to zgodnie z zasadą współmierności przychodów i kosztów, określoną w art. 6 ustawy o rachunkowości, koszty takiego remontu wskazane jest aktywować rozliczając w czasie jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Co istotne, jak już wspomniano na wstępie, jeśli wydatki na wynajmowany lokal zostały poniesione jeszcze przed przekazaniem tego lokalu do używania, to bez względu na ich charakter (ulepszenie lub remont) należy je zaliczyć do ulepszeń w obcych środkach trwałych. W pierwszej kolejności wydatki te księguje się wówczas na koncie 08 "Środki trwałe w budowie", zapisem:

– Wn konto 08 "Środki trwałe w budowie",
– Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Następnie po zakończeniu prac wartość ulepszenia w obcym środku trwałym przyjmuje się na stan środków trwałych jako odrębny obiekt inwentarzowy, zapisem:

– Wn konto 01 "Środki trwałe",
– Ma konto 08 "Środki trwałe w budowie".

Ostatecznie więc, w takim przypadku, poniesione przez jednostkę wydatki ujęte zostaną w kosztach jako odpisy amortyzacyjne.