Wydatki poniesione na instalację klimatyzacyjną wbudowaną w konstrukcję budynku

Jednostka w budynku biurowym zamontowała instalację klimatyzacyjną. Czy wydatki poniesione na ten cel należy potraktować jako ulepszenie budynku? Jak zaksięgować fakturę dotyczącą takich wydatków?

Wydatki poniesione na instalację klimatyzacyjną wbudowaną w konstrukcję budynku stanowią ulepszenie tego budynku. Zalicza się je na zwiększenie wartości początkowej tego budynku i ustala nowy odpis amortyzacyjny uwzględniający wartość ulepszenia. W księgach rachunkowych wartość netto faktury można odnieść w ciężar konta 08 "Środki trwałe w budowie", a następnie, po zakończeniu ulepszenia, przeksięgować na konto 01 "Środki trwałe".

Z art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika, że wartość początkową środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową. Ponadto z pkt 7.3 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe" (KSR nr 11) wynika, że nakłady poniesione na środek trwały uznaje się za ulepszenie zwiększające jego wartość początkową, jeżeli spełnione są jednocześnie dwa warunki:

1) przeprowadzane prace lub czynności mają charakter: przebudowy, rozbudowy, modernizacji lub rekonstrukcji obiektu środka trwałego,

2) w wyniku tych prac oczekuje się wzrostu wartości użytkowej ulepszonego środka trwałego w stosunku do posiadanej uprzednio wartości użytkowej.

Wzrost wartości użytkowej środka trwałego wymaga odpowiedniego udokumentowania, wskazującego cechy wartości użytkowej, które ulegną zwiększeniu. Miarami wartości użytkowej środka trwałego mogą być w szczególności: okres użytkowania mierzony w latach lub w miesiącach, zdolność wytwórcza, jakość produktów uzyskiwanych przy pomocy środka trwałego, koszty eksploatacji przypadające na jednostkę czasu, zmniejszenie zanieczyszczenia środowiska, zwiększenie bezpieczeństwa pracy, wyższy komfort przekładający się na wzrost ceny usług (np. czynsz, opłaty za nocleg), zwiększenie powierzchni użytkowej mierzonej w m² (por. pkt 7.11 KSR nr 11).

Należy pamiętać, że w polityce rachunkowości jednostki powinien znajdować się zapis dotyczący istotnej wartości początkowej środka trwałego. W sytuacji gdy nakłady poniesione na ulepszenie środka trwałego są w skali roku niższe od istotnej wartości początkowej środka trwałego, wówczas uznaje się je za koszty bieżącej działalności (por. pkt 7.9 KSR nr 11).

W przypadku ulepszenia środka trwałego odpisy amortyzacyjne nalicza się od wartości początkowej środka trwałego powiększonej o koszty ulepszenia. Od nowej wartości początkowej (w skład której wchodzi początkowa wartość środka trwałego i nakłady poniesione na ulepszenie) dokonuje się dalszych odpisów amortyzacyjnych. Metoda i stawka amortyzacji przyjęte dla tego środka trwałego w momencie jego wprowadzenia do ewidencji bilansowej nie ulegną zmianie.

Przykład

I. Założenia:

W ewidencji środków trwałych jednostki "X" figuruje budynek biurowy o wartości początkowej: 600.000 zł. Okres ekonomicznej użyteczności budynku wynosi 40 lat, a stawka amortyzacyjna: 2,5%.
W budynku zamontowano instalację klimatyzacyjną wbudowaną w jego konstrukcję. Faktura otrzymana od wykonawcy opiewała na kwotę: 20.000 zł (plus VAT: 4.600 zł). Nakłady poniesione na instalację stanowią ulepszenie budynku.
Po zakończeniu ulepszenia ustalono nową wartość początkową budynku oraz wartość odpisów amortyzacyjnych w sposób następujący:

a) wartość początkowa budynku, uwzględniająca nakłady na ulepszenie: 600.000 zł + 20.000 zł = 620.000 zł,

b) roczna kwota odpisów amortyzacyjnych: 620.000 zł × 2,5% = 15.500 zł,

c) miesięczna kwota odpisów amortyzacyjnych: 15.500 zł : 12 m-cy = 1.291,67 zł.

Do ewidencji kosztów podstawowej działalności operacyjnej jednostka stosuje wyłącznie konta zespołu 4.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. FZ - faktura za montaż instalacji klimatyzacyjnej:
a) wartość brutto	24.600 zł	30	24
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	4.600 zł	22-1	30
c) wartość netto	20.000 zł	08	30
2. OT - przeksięgowanie nakładów poniesionych na ulepszenie budynku	20.000 zł	01	08
3. PK - miesięczny odpis amortyzacyjny od ulepszonego budynku	1.291,67 zł	40-0	07-1