Ewidencja analityczna środków trwałych

Jakich informacji powinna dostarczyć ewidencja analityczna środków trwałych?

Do prowadzenia ewidencji środków trwałych jednostki są zobowiązane na podstawie art. 17 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że jednostki prowadzą konta ksiąg pomocniczych w szczególności dla środków trwałych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych.

Konta ksiąg pomocniczych są wyodrębnionym systemem ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych. Zawierają zapisy, które są uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej (zob. art. 16 ustawy o rachunkowości).

Ustawa o rachunkowości nie określa wprost formy, w jakiej powinny być prowadzone księgi pomocnicze dla środków trwałych. Sposób prowadzenia ewidencji analitycznej i zakres uszczegółowienia określa kierownik jednostki w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości (zob. art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Ewidencję środków trwałych wskazane jest prowadzić z podziałem na grupy, podgrupy i rodzaje określone rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. poz. 1864).

Pomimo że ustawa o rachunkowości nie wymaga prowadzenia ewidencji środków trwałych w układzie uwzględniającym przepisy rozporządzenia, to pamiętając jednak o konieczności dostarczania przez ewidencję bilansową danych umożliwiających jednostce rozliczanie się z podatku dochodowego, wskazane jest prowadzić ewidencję środków trwałych z podziałem na grupy, podgrupy i rodzaje określone w powołanym rozporządzeniu, ponieważ do nich są przyporządkowane stawki amortyzacji podatkowej. KŚT zawiera szczegółowy podział środków trwałych na następujące grupy:

• Grupa 0 - Grunty,
   
• Grupa 1 - Budynki i lokale oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego i spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego,
   
• Grupa 2 - Obiekty inżynierii lądowej i wodnej,
   
• Grupa 3 - Kotły i maszyny energetyczne,
   
• Grupa 4 - Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,
   
• Grupa 5 - Maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne,
   
• Grupa 6 - Urządzenia techniczne,
   
• Grupa 7 - Środki transportu,
   
• Grupa 8 - Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, gdzie indziej niesklasyfikowane,
   
• Grupa 9 - Inwentarz żywy.

W praktyce, dla potrzeb ewidencji analitycznej środków trwałych wykorzystuje się księgę inwentarzową, karty szczegółowe środków trwałych oraz tabele amortyzacyjne. Obecnie ewidencję analityczną prowadzi się najczęściej komputerowo w formie odrębnych modułów ewidencji środków trwałych. Moduły te zawierają informacje o każdym środku trwałym od momentu jego wprowadzenia do ewidencji, aż do jego likwidacji, mają również możliwość odtworzenia w każdej chwili historii odpisów amortyzacyjnych, stawek amortyzacyjnych oraz wszystkich innych operacji dokonywanych na danym środku trwałym w trakcie jego używania.

Karta środka trwałego

Kartę szczegółową środka trwałego prowadzi się dla poszczególnych obiektów środków trwałych. Każdy obiekt inwentarzowy (środek trwały) powinien posiadać swoją kartę, którą tworzy się w oparciu o dowód przyjęcia środka trwałego do użytkowania OT. Karta szczegółowa powinna zawierać między innymi numer inwentarzowy nadawany przez jednostkę, symbol KŚT, nazwę środka, datę przyjęcia do użytkowania, rok produkcji lub budowy środka trwałego, miejsce użytkowania, osobę odpowiedzialną za dany środek trwały, wartość początkową środka trwałego. W przypadku środków trwałych składających się z wielu elementów w karcie szczegółowej powinny być wymienione te elementy.

Stanowi ona dokument, który opisuje historię użytkowania danego środka. W przypadku późniejszego ulepszenia środka trwałego, czy zmiany jego miejsca użytkowania, zmiany stawki amortyzacyjnej będącej wynikiem weryfikacji stawek na dzień bilansowy, jednostka sporządza takie dokumenty jak na przykład dowód OT - w przypadku ulepszenia, dowód MT - w przypadku zmiany miejsca użytkowania, czy protokół weryfikacji stawek amortyzacyjnych. Wynikające z tych dokumentów zmiany ujmuje się również w karcie środka trwałego.

Księga inwentarzowa z tabelą amortyzacyjną

Księgę inwentarzową prowadzi się wspólnie dla wszystkich środków trwałych z podziałem na poszczególne grupy rodzajowe tych środków. Do księgi inwentarzowej wpisuje się chronologicznie środki trwałe przyjmowane do użytkowania i nadaje się im kolejny numer inwentarzowy. Nadany numer inwentarzowy powinien być trwale umieszczony na środku trwałym. W razie jego likwidacji, następuje wykreślenie środka trwałego z księgi inwentarzowej, a nadanego wcześniej numeru nie wykorzystuje się ponownie.

Księga inwentarzowa zawiera między innymi takie elementy jak:

• numer inwentarzowy nadawany każdemu środkowi trwałemu,
   
• nazwę środka trwałego oraz (ewentualnie) specyfikację jego części składowych lub peryferyjnych,
   
• symbol KŚT (klasyfikacji środków trwałych),
   
• wartość początkową środka trwałego lub wartości poszczególnych jego części, wchodzących w skład tego środka trwałego,
   
• stawkę amortyzacyjną lub przewidywany w latach okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego.