Zakup części zamiennych do środków trwałych w księgach

Nasza jednostka zakupuje części zamienne do maszyn produkcyjnych ujętych w ewidencji środków trwałych. Elementy zamienne są wydawane do zużycia zaraz po zakupie. Czy musimy przyjmować je do magazynu, czy możemy wydatek na ich zakup ujmować w księgach bezpośrednio w kosztach z pominięciem konta 31 "Materiały"?

Jeśli w jednostce zakupione części zamienne do środków trwałych wydawane są do zużycia bezpośrednio po ich zakupie, to mogą one być ujmowane w księgach na koncie służącym do ewidencji kosztów podstawowej działalności operacyjnej z pominięciem konta 31 "Materiały".

Elementy zamienne do maszyn produkcyjnych stanowiących środki trwałe, które są zużywane podczas bieżących napraw lub remontów, traktuje się jak materiały. Dlatego ich wartość w dacie wydania do zużycia odnoszona jest w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki.

Remonty środków trwałych, w tym wymiana części, to nakłady ponoszone w celu przywrócenia ich pierwotnego stanu technicznego utraconego wskutek zużycia i upływu czasu, które stanowią koszty bieżącego użytkowania (eksploatacji). Wartość tych wydatków odnosi się w koszty działalności operacyjnej.

Gdy zakupione części zamienne po zakupie są objęte ewidencją bilansową i przyjmuje się je do magazynu, a następnie w miarę potrzeb są one wydawane, to ich przyjęcie do magazynu w księgach rachunkowych można zaewidencjonować, np. na podstawie dowodu "Pz - Przyjęcie z zewnątrz", zapisem:

- Wn konto 31 "Materiały",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Wydanie elementów zamiennych z magazynu do zużycia podczas bieżących napraw, np. na podstawie dowodu "Rw - Rozchód wewnętrzny", może przebiegać następująco:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 31 "Materiały".

Z kolei w sytuacji, gdy elementy zamienne do środków trwałych bezpośrednio po zakupie są wydawane do zużycia, to ich wartość w księgach można ujmować bezpośrednio w kosztach zapisem: Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii) lub konto zespołu 5, Ma konto 30.

Wydatki na części zamienne są ujmowane w kosztach działalności operacyjnej w dacie zakupu również w przypadku, gdy jednostka korzysta z uproszczenia, o którym mowa w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Wówczas w koszty odpisuje się wartość materiałów na dzień ich zakupu, a następnie, nie później niż na dzień bilansowy, ustala się stan tych składników aktywów i dokonuje jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu.

Przykład

Założenia

Jednostka posiada maszyny produkcyjne ujęte w ewidencji środków trwałych. Ze względu na konieczność ich bieżących napraw zakupiono części zamienne. Z faktury wynika, że wartość brutto elementów zamiennych wyniosła 5.535 zł (w tym VAT 1.035 zł).
Zakupionych części nie przyjęto do magazynu, ponieważ zostały one bezpośrednio po zakupie wydane do zużycia.
Koszty rozliczane są na kontach zespołu 4 i 5.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura dokumentująca zakup części zamiennych do maszyn:
a) wartość brutto	5.535 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	1.035 zł	22-2	30
c) wartość netto	4.500 zł	40	30
oraz równolegle	4.500 zł	51	49