Wymiana uszkodzonej drukarki wchodzącej w skład środka trwałego

Spółka posiada w ewidencji środków trwałych urządzenie, w skład którego wchodzi drukarka. Obecnie drukarka popsuła się i zakupiono nową na wymianę. Czy wymianę drukarki należy potraktować jako naprawę, a wydatki na nową drukarkę zaksięgować jako koszty naprawy? Czy może o wartość starej drukarki należy zmniejszyć wartość środka trwałego, a wydatki na nową drukarkę odnieść na zwiększenie wartości środka trwałego?

Jeżeli przyczyną wymiany drukarki było fizyczne zużycie, które powodowało, że dalsze używanie środka trwałego, w skład którego wchodziła ta drukarka w dotychczasowy sposób, nie było możliwe, to wydatek poniesiony na jej wymianę wskazane jest potraktować jako koszty remontu i obciążyć nim koszty działalności operacyjnej bieżącego okresu.

W świetle wyjaśnień Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe" (KSR nr 11) wymiana części środka trwałego może być uznana za remont lub ulepszenie. Jak wyjaśniono w pkt 7.20 KSR nr 11 remont to wykonywanie robót polegających na przywróceniu stanu pierwotnego istniejącego środka trwałego, w jakim został on wprowadzony do ewidencji środków trwałych, które nie stanowią bieżącej konserwacji. Remont nie staje się ulepszeniem w razie stosowania do remontu materiałów innych, również lepszych, niż zawartych w środku trwałym, w momencie jego przyjęcia do użytkowania, o ile nie powoduje to istotnej zmiany wartości użytkowej środka trwałego.

Nakłady poniesione w celu utrzymania założonego pierwotnie okresu użytkowania środka trwałego oraz jego wartości użytkowej, mierzonej np. poziomem zdolności wytwórczych, jakością wytworzonych za jego pomocą produktów, kosztami eksploatacji, stanowią koszty bieżącego użytkowania (eksploatacji). Obciążają one koszty okresu, w którym je poniesiono. Do nakładów takich zalicza się przede wszystkim nakłady na konserwacje, przeglądy i remonty środków trwałych, w tym wymianę części (por. pkt 7.5 KSR nr 11). Z kolei, jako ulepszenie środka trwałego zwiększające jego wartość początkową traktuje się nakłady poniesione na wymianę części, wtedy gdy:

wymiana części spowoduje wzrost wartości użytkowej tego środka trwałego lub
wymianie uległa istotna część składowa środka trwałego, a jednostka określiła okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego na podstawie okresów użytkowania istotnych części składowych, o krótszym okresie ekonomiczniej użyteczności względem pozostałych części składowych (por. pkt 7.8 KSR nr 11).

W świetle powyższych wyjaśnień remont, w tym wymiana części środka trwałego niemająca charakteru ulepszenia, obciąża koszty operacyjne bieżącego okresu i nie powoduje zmiany wartości początkowej środka trwałego. Wymianę zepsutej drukarki na nową, należy więc zakwalifikować do remontu. Wydatek na zakup nowej drukarki jednostka może ująć po stronie Wn konta w zespole 4 lub odpowiedniego konta w zespole 5.

Ewidencja księgowa kosztów remontu środka trwałego

1. Obciążenie kosztów rodzajowych na podstawie dokumentów źródłowych:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów", np. 40-1 "Zużycie materiałów i energii",
- Ma konto zespołu 1, 2, 3,

oraz równolegle, jeżeli jednostka ewidencjonuje koszty również na kontach zespołu 5:

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

W takim przypadku, w księgach rachunkowych nie dokonuje się żadnych zapisów związanych z likwidacją środka trwałego, gdyż w wyniku remontu nie ulega zmianie jego wartość początkowa. Zmian w postaci modelu i numeru seryjnego nowej drukarki wskazane jest jednak dokonać na karcie środka trwałego, którą prowadzi się dla każdego środka trwałego (obiektu inwentarzowego) oddzielnie.

Natomiast koszty związane z likwidacją środka trwałego, np. z utylizacją zepsutej drukarki, obciążają w księgach rachunkowych pozostałe koszty operacyjne, które ujmuje się na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" (por. pkt 9.9 KSR nr 11).