Koszty rejestracji samochodu osobowego w księgach

Spółka z o.o. kupiła samochód osobowy, który zakwalifikowano do środków trwałych. Jak należy ująć w księgach opłatę rejestracyjną tego samochodu - czy jej kwotę odnosi się na zwiększenie jego wartości początkowej, czy zalicza się bezpośrednio do kosztów podstawowej działalności operacyjnej?

Jeśli spółka z o.o. zakupiła na potrzeby prowadzonej działalności fabrycznie nowy samochód, to opłata rejestracyjna będzie zwiększała jego wartość początkową, bo przed dokonaniem pierwszej rejestracji nie jest on gotowy do używania. Natomiast w przypadku gdy nabyto samochód używany, czyli już zarejestrowany, który przed przerejestrowaniem może być wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności, opłatę tę odnosi się bezpośrednio do kosztów działalności operacyjnej.

Do środków trwałych może zostać zakwalifikowany składnik majątku spełniający warunki wskazane w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości. Środkami trwałymi są rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Środki trwałe ujmowane są w księgach w wartości początkowej, którą w przypadku zakupu jest cena nabycia. Jak stanowi art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości, ceną nabycia jest cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatków VAT oraz akcyzowego. Na jej zwiększenie odnosi się koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania, łącznie z kosztami transportu, a na jej obniżenie wpływają rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Cena nabycia środków trwałych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania (art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości). Dlatego fabrycznie nowy samochód może zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych dopiero po jego zarejestrowaniu, wtedy jest bowiem dopuszczony do ruchu drogowego, a więc kompletny i zdatny do użytku. Zatem w takiej sytuacji pierwszą opłatę rejestracyjną uwzględnia się w jego wartości początkowej. Wydatki poniesione na zarejestrowanie samochodu uwzględnione w wartości początkowej samochodu są odnoszone do kosztów poprzez odpisy amortyzacyjne.

Inaczej jest w przypadku nabycia używanego samochodu, który był już zarejestrowany przez jego pierwszego właściciela i może być wykorzystywany na potrzeby działalności przed dokonaniem przerejestrowania. Jego przekazanie do używania może bowiem nastąpić przed przerejestrowaniem tego samochodu. Wtedy wydatki związane z przerejestrowaniem można ująć w księgach na koncie 40-3 "Podatki i opłaty" i/lub odpowiednim koncie w zespole 5.

Trzeba zaznaczyć, że dla celów podatkowych opłata za przerejestrowanie samochodu osobowego wykorzystywanego przez spółkę z o.o. do tzw. celów mieszanych, jako wydatek związany z jego używaniem, podlega limitowaniu - w koszach uzyskania przychodów podatnik może ująć jedynie 75% tej opłaty (por. art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop - Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm.).

Przykładowa ewidencja opłaty rejestracyjnej samochodu osobowego kwalifikowanego jako środek trwały w przypadku:

1)	fabrycznie nowego samochodu
	-	Wn konto 08 "Środki trwałe w budowie",
	-	Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący",
2)	używanego samochodu, zarejestrowanego przez poprzedniego właściciela
	-	Wn konto 40-3 "Podatki i opłaty",
	-	Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący"
oraz równolegle
	-	Wn konto w zespole 5,
	-	Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".