Jak rozliczyć w księgach zakup telefonu na raty?

Zakupiliśmy na potrzeby prowadzonej działalności aparat telefoniczny na raty. Czy zakup taki należy rozliczyć przez okres spłaty rat za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów? Czy można taki telefon ująć w ewidencji środków trwałych?

Regulacje art. 39 ustawy o rachunkowości stanowią, iż jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Mają one miejsce wówczas, jeżeli moment poniesienia kosztu wyprzedza znacznie jego wpływ na efekty w postaci przychodów. W praktyce oznacza to, że część kosztów przypadająca na przyszłe okresy sprawozdawcze podlega aktywowaniu (ujęciu przejściowemu w aktywach bilansu) i następnie jest odnoszona w koszty działalności następnych okresów sprawozdawczych.

W naszej ocenie, rozliczanie zakupu telefonu, za który płatność rozłożono na raty, za pomocą konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" nie jest zasadne. Ustawa o rachunkowości nie traktuje w sposób szczególny zakupu składników majątku na raty. Dlatego też zakupiony na raty aparat telefoniczny wskazane jest ujmować w księgach rachunkowych jak każdy inny zakup składnika majątku uregulowanego gotówką bądź przelewem. Forma zapłaty (spłata w ratach) wpływa jedynie na rozrachunki i rozliczenia między sprzedawcą i nabywcą. Na koncie rozrachunkowym z dostawcą przez okres spłaty, określony w umowie, pozostaje nierozliczone saldo zobowiązania wobec dostawcy, które to saldo maleje w miarę spłaty rat.

Zakupiony na raty telefon jednostka może zaliczyć do środków trwałych, jeśli będzie on spełniał definicję środka trwałego zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości. Przypominamy, że według prawa bilansowego środkiem trwałym jest składnik majątku o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletny, zdatny do użytku i przeznaczony na potrzeby jednostki. W odróżnieniu do ustaw podatkowych, prawo bilansowe nie podaje "wartości granicznej", poniżej której dany składnik majątku nie musi być kwalifikowany do środków trwałych. Niemniej jednak wskazuje na stosowanie zasady istotności opisanej w art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz możliwość stosowania uproszczeń, o których mowa w art. 4 ust. 4 tej ustawy. Jednostki mogą więc w ramach uproszczeń - jeśli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz na jej wynik finansowy - ująć w swojej polityce rachunkowości zapis, z którego będzie wynikało, że składniki majątku o wartości początkowej nieprzekraczającej określonej kwoty (np. 3.500 zł) nie są zaliczane do środków trwałych, a wydatki na ich nabycie odnoszone są bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Ponadto w art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości, dla środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej przewidziane jest ustalanie odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych w sposób uproszczony, polegający na jednorazowym odpisie tego rodzaju środków trwałych.

Fakturę dokumentującą zakup aparatu telefonicznego, w przypadku gdy termin płatności na fakturze został rozłożony na raty, można ująć w księgach rachunkowych, zapisem:

Następnie rozliczenie zakupu telefonu może przebiegać zapisem:

Zapłata miesięcznej raty będzie przebiegać zapisem:

Przykład

Zakupiony na raty telefon, którego wartość odniesiono bezpośrednio w ciężar kosztów

I. Założenia:

1. Spółka zawarła umowę kupna na raty telefonu komórkowego, którego cena nabycia wynosiła: 1.500 zł netto. Płatność za telefon została rozłożona na 12 równych rat. W umowie nie zastrzeżono prawa własności do czasu uiszczenia ostatniej raty. Oznacza to, że przeniesienie własności na spółkę nastąpiło z chwilą wydania telefonu nabywcy. Telefon oddano do używania w momencie zakupu.
    
2. Jednostka otrzymała fakturę za telefon w kwocie brutto: 1.845 zł (w tym VAT: 345 zł) i uregulowała pierwszą ratę w kwocie: 153,75 zł.
    
3. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, składniki majątku o niskiej jednostkowej wartości początkowej (nieprzekraczającej kwoty: 3.500 zł) zaliczane są w ciężar kosztów zużycia materiałów w momencie oddania do używania. Ewidencję kosztów jednostka prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Zakupiony na raty telefon zaliczony do środków trwałych

I. Założenia:

Na podstawie poprzedniego przykładu, przy czym zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, składniki majątku o wartości początkowej wyższej niż: 1.000 zł, ale nieprzekraczającej: 3.500 zł, wprowadzane są do ewidencji środków trwałych i amortyzowane jednorazowo w miesiącu oddania do używania.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: