Wymiana środka trwałego na nowy w ramach udzielonej gwarancji

Nabyliśmy środek trwały, który często ulegał awariom. W ramach gwarancji producent wymienił go na nowy. Czy powinniśmy wykreślić ten środek trwały z ewidencji? Jeśli tak, to w jaki sposób określić wartość początkową nowego środka trwałego? Czy odpisy amortyzacyjne od wymienionego środka trwałego powinny zostać uwzględnione przy ustalaniu odpisów amortyzacyjnych od nowego środka trwałego?

Wymiana środka trwałego na nowy w ramach udzielonej gwarancji nie stanowi kolejnej umowy sprzedaży. Zdarzenie to jest bowiem wynikiem realizacji praw kupującego wynikających z przepisów prawa cywilnego. Jednostka powinna jedynie wyksięgować zwracany sprzedawcy wadliwy środek trwały i do ewidencji środków trwałych wprowadzić nowy, otrzymany w ramach gwarancji. Przy czym przy amortyzacji nowego środka trwałego uwzględnia się dotychczas zrealizowane odpisy amortyzacyjne.

Przepisy ustawy o rachunkowości nie regulują w sposób szczególny zasad postępowania w przypadku wymiany środka trwałego na nowy w ramach gwarancji. Wskazówki, jak postąpić w takiej sytuacji, zawiera natomiast Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe" (KSR nr 11).

Stosownie do wskazówek KSR nr 11, jednostka zaprzestaje ujmowania środka trwałego w księgach rachunkowych na skutek jego rozchodu, w tym w szczególności na skutek: sprzedaży, nieodpłatnego przekazania, przekazania na podstawie umowy leasingu finansowego, likwidacji, przekazania w formie aportu, zamiany, przekwalifikowania do nieruchomości inwestycyjnych, wymiany w okresie gwarancji. Z chwilą rozchodu danego obiektu następuje zakończenie jego amortyzacji, wyłączenie z ewidencji środków trwałych i kasacja numeru inwentarzowego. Wartość księgowa netto rozchodowanego środka trwałego, z wyłączeniem przekwalifikowania, wniesienia w formie aportu oraz wymiany w okresie gwarancji, obciąża bieżący wynik finansowy i stanowi element wyniku z tytułu rozchodu niefinansowych aktywów trwałych (por. pkt 9.1-9.2 KSR nr 11). Należy ponadto zauważyć, iż według standardu transakcja wymiany środka trwałego na inny w okresie gwarancji ma znikomą treść ekonomiczną. W związku z tym wycena otrzymanego środka trwałego następuje w wartości księgowej netto środka trwałego przekazanego (por. pkt 9.27 KSR nr 11).

Zatem fakt wymiany środka trwałego na nowy powinien być odzwierciedlony w ewidencji bilansowej. W pierwszej kolejności należy wyksięgować uszkodzony środek trwały. Przy czym wartości netto reklamowanego środka trwałego, w momencie jego wyksięgowania z ewidencji bilansowej, nie odnosi się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Wartość tę wskazane jest ująć na koncie rozrachunkowym 24-9 "Pozostałe rozrachunki - inne" (w analityce: Rozrachunki z tytułu reklamacji). Następnie należy wprowadzić nowy środek trwały otrzymany w ramach wymiany gwarancyjnej i rozpocząć naliczanie odpisów amortyzacyjnych. Nowy środek trwały wprowadza się do ewidencji w korespondencji z kontem 24-9. Co istotne wartość odpisów amortyzacyjnych dokonanych od wartości początkowej zwróconego sprzedawcy środka trwałego powinna zostać uwzględniona przy amortyzacji nowego środka trwałego.

Przykład

I. Założenia:

Jednostka od lipca 2023 r. użytkowała maszynę produkcyjną (KŚT 5) o wartości: 50.000 zł, dla której stawka amortyzacyjna wynosi 14%. Maszynę amortyzowano metodą liniową, począwszy od sierpnia 2023 r. Miesięczny odpis amortyzacyjny wynosił: (50.000 zł × 14% : 12 m-cy) = 583,33 zł.
W kwietniu 2024 r., w wyniku wykrycia wady fabrycznej zgłoszono reklamację. Reklamacja została uznana i wymieniono maszynę produkcyjną na nową. W maju 2024 r. nową maszynę wprowadzono do użytkowania.
Wartość odpisów amortyzacyjnych dokonanych od wadliwej maszyny wyniosła: 583,33 zł × 9 m-cy = 5.249,97 zł. Dotychczas dokonane odpisy zostaną uwzględnione przy amortyzacji nowego urządzenia.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. LT - zwrot środka trwałego - wartość początkowa i amortyzacja w kwocie, w jakiej dotychczas figurował w księgach:
a) wartość początkowa	50.000,00 zł		01
b) dotychczasowe odpisy umorzeniowe	5.249,97 zł	07-1
c) wartość księgowa netto środka trwałego	44.750,03 zł	24-9
2. OT - wprowadzenie nowego środka trwałego do ewidencji (w wartości netto przekazanego środka trwałego - szykiem rozwartym, tj. osobno wartość brutto i umorzenie):
a) wartość początkowa środka trwałego	50.000,00 zł	01
b) dotychczasowe odpisy umorzeniowe	5.249,97 zł		07-1
c) wartość księgowa netto środka trwałego	44.750,03 zł		24-9