A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 36 (791) z dnia 20.12.2012

Kradzież środka trwałego stwierdzona podczas inwentaryzacji

W wyniku prac inwentaryzacyjnych stwierdzono niedobór środka trwałego. Sprawa została zgłoszona na policję (postępowanie jest w toku). Ponieważ dotychczas przedmiotowy środek trwały był amortyzowany, mamy wątpliwość, czy należy skorygować amortyzację. Czy wartość nieumorzona takiego środka trwałego może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów?

Odpisy amortyzacyjne dokonane do miesiąca, w którym stwierdzono brak środka trwałego, nie podlegają korekcie. Natomiast strata z tytułu utraty środka trwałego może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, o ile zostanie prawidłowo udokumentowana oraz jednostka wykaże, że w celu uniknięcia kradzieży dołożyła należytej staranności.

Zgodnie z art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy o PDOP (oraz art. 22h ust. 1 pkt 1 ustawy o PDOF), odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór.

Zatem w myśl powołanych przepisów, odpisy amortyzacyjne od skradzionego środka trwałego stanowią koszty uzyskania przychodów do miesiąca, w którym stwierdzono jego niedobór (a więc łącznie z odpisem amortyzacyjnym za ten miesiąc, w którym stwierdzono niedobór).

Odnośnie natomiast rozliczenia straty powstałej w związku z kradzieżą środka trwałego należy przywołać art. 16 ust. 1 pkt 5 ustawy o PDOP (oraz art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o PDOF). Jak wynika z tego przepisu, straty w środkach trwałych powstałe na skutek ich utraty stanowią koszty uzyskania przychodów w części niepokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych. Suma ta obejmuje zarówno odpisy amortyzacyjne stanowiące, jak i niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Jak podkreślają organy podatkowe, kosztów uzyskania przychodów nie mogą jednak stanowić straty powstałe z winy czy w wyniku zaniedbań podatnika. Istotna jest możliwość wykazania przez podatnika, iż zachował on należytą staranność przejawiającą się przede wszystkim w zastosowaniu odpowiednich dla danej sytuacji środków ostrożności, np. odpowiednią ochroną obiektu, systemem zabezpieczeń, monitoringu czy dozoru.

Ponadto, fakt poniesienia straty z tytułu kradzieży musi zostać wiarygodnie udokumentowany. W praktyce najczęściej jest to protokół szkód, który powinien określać rodzaj szkody, jej ilość, wartość, oraz zawierać podpisy osób uprawnionych, w tym osób, które stwierdziły niedobór podczas inwentaryzacji.

Dla dodatkowego uprawdopodobnienia kradzieży należy zawiadomić o jej stwierdzeniu właściwe organy ścigania, np. policję. Dodatkowym uprawdopodobnieniem jest zgłoszenie tego faktu ubezpieczycielowi.

W ewidencji księgowej kradzież środka trwałego traktowana jest jako zdarzenie związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki i normalnym ryzykiem jej prowadzenia. W związku z tym strata związana z kradzieżą środka trwałego obciąża pozostałe koszty operacyjne jednostki.

Wyksięgowanie z ewidencji skradzionego środka trwałego może nastąpić na podstawie dokumentu LT (likwidacja środka trwałego) lub wyłącznie na podstawie protokołu z kradzieży następującymi zapisami:

1) wyksięgowanie wartości początkowej środka trwałego do wysokości dotychczas
dokonanych odpisów amortyzacyjnych:

- Wn konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych",
- Ma konto 01 "Środki trwałe";

2) niezamortyzowaną wartość środka trwałego do czasu zakończenia postępowania
wyjaśniającego można ująć jako wartość niedoboru:

- Wn konto 24-1 "Rozliczenie niedoborów",
- Ma konto 01 "Środki trwałe";

3) ostateczne odpisanie niedoboru w koszty po zakończeniu postępowania wyjaśniającego:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
- Ma konto 24-1 "Rozliczenie niedoborów".