Dodatkowe badanie techniczne pojazdu ciężarowego a wartość początkowa środka trwałego

Nasza spółka zakupiła nowy samochód van (samochód ciężarowy) do 3,5 ton. Samochód podlegał dodatkowemu badaniu technicznemu dla celów VAT. Oddano go do użytkowania w dacie rejestracji pojazdu. W tym samym dniu przeprowadzono dodatkowe badanie techniczne wymagane przez ustawę Prawo o ruchu drogowym, na potrzeby rozliczenia VAT. Badanie to jest konieczne do wykonania. Czy zatem opłata za takie badanie powinna zwiększać wartość początkową środka trwałego?

Opłata poniesiona w związku z wykonaniem dodatkowego badania technicznego nie zwiększa wartości początkowej nabytego samochodu ciężarowego. Wydatek ten wskazane jest zaliczyć do kosztów bieżącej działalności operacyjnej.

Samochód ciężarowy zakwalifikowany w ewidencji bilansowej do środków trwałych to samochód, który spełnia warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości. Na mocy tego przepisu, składnik aktywów trwałych można uznać za środek trwały, jeśli jest kompletny i zdatny do użytku zarówno pod względem technicznym, jak i prawnym. Ponadto jest przeznaczony na własne potrzeby jednostki, a przewidywany okres jego ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok. W przypadku pojazdów, warunkiem zdatności do używania, poza sprawnością techniczną, może być jego zarejestrowanie stwierdzające dopuszczenie do ruchu.

Szczegółowe warunki uznania składnika majątku za środek trwały oraz zasady ustalania wartości początkowej środków trwałych określa Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe" (KSR nr 11). Z pkt 4.14-4.16 tego standardu wynika, że składnik majątku może być uznany za środek trwały tylko wtedy, gdy jest zdatny do użytkowania. Warunkiem wstępnym uznania składnika majątkowego za zdatny do użytkowania jest jego kompletność. Środek trwały uznaje się za zdatny do użytkowania, jeżeli jest kompletny i jednocześnie spełnia:

a) wymogi prawne przewidziane w przepisach regulujących szczególne warunki jakie muszą spełniać określone kategorie środków trwałych, aby zostały dopuszczone do użytkowania,

b) wymogi wewnętrzne polegające na jego dostosowaniu do miejsca i warunków funkcjonowania, zgodnie z wymaganiami jednostki (np. agregat produkcyjny został posadowiony na fundamencie i podłączony do systemu wentylacji funkcjonującego w przedsiębiorstwie).

Zdatność do użytkowania powinna być potwierdzona odpowiednim dokumentem odbioru, ewentualnie po przeprowadzeniu stosownych prób.

Z kolei środek trwały uznaje się za kompletny, jeżeli może realizować przypisane mu funkcje, co oznacza, że spełnia wszystkie warunki techniczne (pod względem konstrukcyjnym) i prawne przewidziane dla danej kategorii środków trwałych, a w szczególności zawiera wszystkie części składowe.

Wielu kategorii środków trwałych dotyczą odrębne przepisy prawa, które wyznaczają możliwości lub warunki ich użytkowania. W przypadku przedmiotów, które dla uznania ich za zdatne do użytkowania wymagają spełnienia wymogów prawnych jednostka może uznać je za środki trwałe dopiero po spełnieniu tych wymogów. W przypadku, kiedy spełnienie wymogów wymaga potwierdzenia odpowiednimi dokumentami - dopiero po uzyskaniu tych dokumentów (w tym decyzji, certyfikatów, atestów, pozwoleń) lub dopiero po ich uprawomocnieniu, jeśli nie następuje ono jednocześnie z wydaniem dokumentu (por. pkt 4.22 KSR nr 11).

Przykład

Pojazd mechaniczny, który jest przeznaczony do poruszania się po drogach publicznych musi zostać urzędowo dopuszczony do ruchu. Pojazd musi posiadać wymagane dokumenty i oznaczenia potwierdzające spełnienie tego obowiązku (np. dowód rejestracyjny, tablice rejestracyjne).

W księgach rachunkowych środki trwałe ujmuje się w ich wartości początkowej. Wartością początkową zakupionego samochodu jest jego cena nabycia, o której mowa w art. 28 ust. 2 oraz art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości. Według ogólnej definicji określonej w art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości, cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Cena nabycia środków trwałych obejmuje ponadto - na podstawie art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości - ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym także koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu. Jak wynika z powyższych przepisów wszelkie koszty poniesione w celu doprowadzenia środka trwałego do stanu używalności przed wprowadzeniem go do użytkowania, zwiększą jego wartość początkową.

Z kolei według pkt 6.6 KSR nr 11, cena nabycia stanowiąca wartość początkową środka trwałego obejmuje ogół kosztów pozostających w związku przyczynowo-skutkowym z jego pozyskaniem, poniesionych od dnia podjęcia udokumentowanej decyzji o pozyskaniu środka trwałego do dnia udokumentowanego przyjęcia go do użytkowania.

W treści pytania wskazano, że spółka poddała zakupiony przez nią samochód ciężarowy dodatkowemu badaniu na podstawie art. 81 ust. 11 pkt 7 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 1251). Z przepisu tego wynika, iż dodatkowemu badaniu technicznemu podlega pojazd, dla którego określono wymagania techniczne w przepisach o podatku od towarów i usług, w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych lub w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych.

W odniesieniu do przepisów o VAT chodzi konkretnie o art. 86a ust. 4 pkt 2 w związku z art. 86a ust. 9 i 10. W świetle tych przepisów pojazdy uznawane są za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością jest nieistotne. Do pojazdów samochodowych, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT, należą:

1) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

a) klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub

b) z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;

2) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu.

Spełnienie wymagań dla pojazdów wymienionych w art. 86a ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy o VAT stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów. Przeprowadzenie takiego badania powinno być potwierdzone wydanym przez tę stację zaświadczeniem, na podstawie którego podatnik ma obowiązek uzyskać właściwą adnotację w dowodzie rejestracyjnym o spełnieniu tych wymagań.

Spółka, o której mowa w pytaniu, nowo zakupiony samochód poddała w okręgowej stacji kontroli pojazdów dodatkowemu badaniu technicznemu stwierdzającemu spełnienie wymogów technicznych dla samochodu ciężarowego na potrzeby rozliczania VAT. Wykonanie tego badania technicznego nie warunkowało uznania nabytego środka trwałego (tu: samochodu ciężarowego) za kompletny i zdatny do użytkowania. W związku z tym wydatki poniesione na wykonanie ww. badania nie zwiększają wartości początkowej tego środka trwałego. Wydatki, które nie zwiększają wartości początkowej środka trwałego rozlicza się w księgach rachunkowych na bieżąco. Obciążają one koszty podstawowej działalności operacyjnej jednostki (tzn. konta zespołu 4 i/lub 5). Wspomniane wcześniej wydatki związane z dodatkowym badaniem technicznym samochodu ciężarowego, w ramach kont zespołu 4, można ująć na koncie 40-2 "Usługi obce" lub na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe".