Wymiana monitora a wartość początkowa zestawu komputerowego

Wymieniliśmy zepsuty monitor komputerowy na nowy. Stary monitor był elementem zestawu komputerowego, na który składała się jednostka centralna, monitor, klawiatura i myszka. Zestaw ten został już całkowicie zamortyzowany. Nowy monitor kosztował 2.200 zł netto. Czy należy zakwalifikować go jako nowy środek trwały i, zgodnie z polityką rachunkowości, jednorazowo zamortyzować, czy odnieść go na zwiększenie wartości początkowej zestawu komputerowego? Jak ująć w księgach likwidację zepsutego monitora?

Skoro monitor będący elementem zestawu komputerowego zepsuł się i wymieniono go na nowy, należy potraktować to jako remont i wydatek na zakup nowego monitora odnieść w księgach bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej.

Jak wynika z pkt 7.20 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe" (Dz. Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105), remont to wykonywanie robót polegających na przywróceniu stanu pierwotnego istniejącego środka trwałego, w jakim został on wprowadzony do ewidencji środków trwałych, które nie stanowią bieżącej konserwacji. Remont nie staje się ulepszeniem w razie stosowania do remontu materiałów innych - także lepszych, niż zawarte w środku trwałym w momencie jego przyjęcia do użytkowania, o ile nie powoduje to istotnej zmiany wartości użytkowej środka trwałego. Do jednych z najczęściej występujących w jednostce remontów zalicza się remonty bieżące, tj. typowe, awaryjne. Nakłady na remonty bieżące, na podstawie pkt 7.21 KSR nr 11, są traktowane jako koszty okresu, w którym zostały poniesione.

W opisanej sytuacji zestaw komputerowy stanowił środek trwały będący obiektem zbiorczym, czyli składającym się z kilku elementów. Taki obiekt figuruje w ewidencji środków trwałych jako pojedynczy obiekt inwentarzowy. Gdy jeden z elementów składających się na zestaw komputerowy, ze względu np. na awarię albo fizyczne zużycie, zostanie odłączony, co uniemożliwi dalsze używanie tego zestawu, to jego wymianę na nowy należy potraktować jak remont środka trwałego i wydatki na ten cel odnieść bezpośrednio do kosztów działalności operacyjnej - pod warunkiem, że taka wymiana nie spowodowała wzrostu wartości użytkowej zestawu komputerowego.

Zatem wymiana monitora w zestawie komputerowym uznana za remont nie wpływa na zmianę wartości początkowej tego zestawu. Wartości nowego monitora nie odnosi się bowiem na zwiększenie wartości początkowej zestawu komputerowego.

W ewidencji księgowej nie dokonuje się żadnych zapisów związanych z likwidacją zepsutego monitora. Wzmiankę o dokonanym remoncie środka trwałego, czyli wymianie monitora, należy zamieścić w karcie środka trwałego. Powinny w niej zostać wpisane dane dotyczące nowego monitora, m.in. jego model i numer seryjny. Potwierdzeniem fizycznej likwidacji zepsutego monitora, np. jeśli został on pozostawiony u sprzedawcy nowego monitora, może być uzyskany dokument potwierdzający jego przekazanie sprzedawcy.

Przykład

Założenia

Jednostka dokonała wymiany zepsutego monitora wchodzącego w skład zestawu komputerowego składającego się z jednostki centralnej, monitora, klawiatury i myszki. Zestaw ten na dzień wymiany monitora na nowy był już całkowicie umorzony. Jak wynika z faktury zakupu monitora, jego wartość brutto wyniosła 2.706 zł (w tym VAT 506 zł). Wymiana monitora nie spowodowała wzrostu wartości użytkowej zestawu komputerowego, więc uznano ją za remont środka trwałego. Adnotacji dotyczącej nowego monitora dokonano w karcie środka trwałego.
Koszty działalności operacyjnej jednostka ujmuje tylko w układzie rodzajowym.

Dekretacja

1.	Faktura dokumentująca zakup monitora:
	a)	wartość brutto zobowiązania		2.706 zł
		-	Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
		-	Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
	b)	VAT naliczony podlegający odliczeniu		506 zł
		-	Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
		-	Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",
	c)	wartość netto monitora		2.200 zł
		-	Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii",
		-	Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".